Jag driver hela företaget med textfiler och AI

“Det känns som ett mycket bättre sätt att strukturera upp vad man ska göra imorgon än det jag gör. Skriva på ett blad och slarva bort pappret och byta bort 300 dagar.”

Det sa Fredrik när han såg hur mitt system faktiskt fungerar. Vi satt i ett videomöte. Jag delade skärmen. Han såg strukturen med egna ögon.

Ingen app. Inga prenumerationer. Bara mappar och textfiler på datorn, som AI:n sedan läser.

Hur det faktiskt ser ut

Alla mina todos är en textfil per dag. Filen heter 2026-04-18.md. Den har datum, en lista med uppgifter i kategorier, och checkboxar jag bockar av under dagen.

Det är allt.

Kunderna lever i mappar. Under Konsign/kunder/ finns en mapp per kund. Där lägger jag kommunikation, mötesanteckningar, avtal. Per datum, i ordning. Varje gång jag har ett möte med en kund sparas en sammanfattning i den kundens mapp.

Röstanteckningar transkriberas och hamnar i DailyTranscripts/ med datum. Tankar jag spelas in på väg hem. Snabba observationer på lunchen. Allt samma ställe.

Det är tre mappar. Allt som händer i firman landar i någon av dem.

Vad AI gör med filerna

Klockan 06:30 varje morgon skickar ett program på datorn ett meddelande till mig på Telegram. Den har läst dagens fil, kikat på vad som inte blev klart igår, och sammanfattat vad som bör prioriteras.

Klockan 21:00 kommer ett nytt meddelande. Klart idag. Vad som bör flyttas till imorgon. En fråga om jag vill flytta resten.

Jag svarar med ett par meningar. AI:n uppdaterar filen.

När jag vill ha status på en kund skriver jag: “Ge mig status på kunden Anna.” Då läser den genom alla filer i den kundens mapp, inklusive det senaste mötet, och ger mig en sammanfattning. Fas, senaste aktivitet, nästa steg.

Det fungerar för att det är bara filer. Inga konstiga format. Ingen databas. AI:n kan läsa en vanlig textfil precis lika bra som du och jag.

Det är inte svårare än så

Det Fredrik reagerade på var inte att det var imponerande. Det var att det var enkelt.

Han frågade om man måste programmera för att sätta upp det. Nej. Grundvarianten, en fil per dag och ett schema som skickar en påminnelse, kräver att du öppnar terminalen en gång och skriver ett kommando. Det är det.

Svårare är det att börja skriva i filerna konsekvent. Det är den verkliga tröskeln. Systemet är värt noll om du inte faktiskt lägger in uppgifterna.

Det har tagit mig ett år att göra det till en vana. Nu öppnar jag morgonfilen automatiskt. Det är det första jag gör.

Varför textfiler och inte ett riktigt produktivitetsverktyg

Jag har testat Notion. Jag har testat Asana. Jag har testat papper.

Det som krånglar med alla de alternativen är att de antingen är för komplicerade att underhålla, inte går att söka igenom programmatiskt, eller försvinner.

En textfil på datorn försvinner inte. AI kan söka igenom den, läsa den, skriva i den. Det kan den inte göra med din Notion-databas om du inte bygger en integration.

Och papper försvinner, som Fredrik påpekade.

Textfiler är tråkiga på ett bra sätt. De gör bara en sak. De lagrar text. Det är precis vad jag behöver.

Det tar en eftermiddag att komma igång

Om du vill börja behöver du göra tre saker.

Skapa en mapp på datorn. Kalla den vad du vill. Inuti den, skapa en fil med dagens datum och skriv in vad du ska göra idag. Det är dag ett.

Nästa steg är att sätta upp en påminnelse som läser filen på morgonen. Det kan du göra med ett enkelt schemalagt program på datorn, eller med ett AI-verktyg som redan är kopplat till dina filer.

Sista steget är att hålla fast vid det tillräckligt länge för att det ska bli en vana.

Strukturen är enkel. Vanan tar tid.

Vanliga frågor

Fungerar det om man inte är teknisk?

Grundvarianten med en fil per dag kräver ingen teknisk kunskap alls. Du skapar en textfil och skriver i den. Det är det. Det avancerade, att koppla ett program som läser filerna och skickar Telegram-meddelanden, kräver lite mer. Men det är ett steg du kan ta senare.

Vilket AI-verktyg används för att läsa filerna?

Jag kör Claude Code, ett verktyg som arbetar direkt mot filer på datorn. Men principen funkar med de flesta AI-tjänster som kan ta emot filer som input. Du kan manuellt klistra in innehållet i en chatt och be om en sammanfattning. Det ger samma typ av svar, det är bara inte automatiserat.

Vad händer om man tappar filen?

Jag använder Obsidian som redigerare för filerna, och de synkas automatiskt till iCloud. Men det är ett valfritt lager. Textfiler är precis som alla andra filer på datorn, du kan säkerhetskopiera dem hur du vill.

Måste man ha en server igång?

Nej. En enkel lösning utan server är att manuellt fråga AI:n vad som bör prioriteras idag, baserat på att du klistrar in din dagsfil. Det fungerar utmärkt som ett steg ett. Den schemalagda varianten med Telegram-meddelanden kräver att ett program körs på datorn eller en cloud-server, men det är inget du behöver från start.