Mitt CRM kostar noll kronor i månaden

Förra månaden visade jag Fredrik hur jag jobbar. Han tittade på skärmen när jag frågade min AI om status på en av mina kunder. Agenten läste igenom filer, ställde samman historiken och kom tillbaka med vad som hade hänt, vad som var nästa steg och om det låg något som behövde göras.

Fredrik sa: “Det här är något företag som skulle ha nytta av också.”

Han hade rätt. Men det kostar ingenting.

Vad ett CRM brukar kosta

Hubspot, Pipedrive, Monday. Allt från 200 kronor till 800 kronor per användare och månad. Lägg ihop ett litet team och du är snabbt uppe i 3 000 kronor i månaden för ett verktyg du troligen bara fyller med halvfärdiga anteckningar ändå.

Jag kör Konsign, ett SaaS-system för secondhandbutiker, med 7 aktiva kunder. Jag har aldrig betalat en krona för ett CRM.

Systemet är bara mappar

Varje kund har en mapp. I mappen finns undermappar:

• kommunikation/ — inkommande mejl, mina svar, per datum
• möten/ — en fil per möte med vad som gicks igenom, vilka frågor som togs upp, vad vi kom fram till
• avtal/ — signerade dokument

Och en statusfil: kundnamn-status.md. Den innehåller kontaktperson, vilken fas kunden är i (Lead, Demo, Offert, Signerad, Onboarding, Aktiv), vad som senast hände och vad nästa steg är.

Det är hela systemet. Textfiler i mappar.

En agent läser dem

Jag har byggt en AI-agent som kallas Konsign CRM. Den har instruktioner om vad den ska leta efter och hur den ska svara. Inga koder, inga formulär. Jag skriver till den som till en kollega.

“Ge mig status på Anna.”

Agenten letar igenom Anna-mappen. Läser statusfilen, bläddrar i mötesfiler, kollar kommunikationsmappen. Kommer tillbaka med fas, senaste aktivitet, nästa steg.

Det är just det Fredrik såg. Agenten hittade att Anna var i onboarding-fasen, att allt var konfigurerat, men att ett registreringsbevis från Bolagsverket fortfarande saknades.

Vad jag faktiskt kan fråga

Det är inte begränsat till en kund i taget. Jag kan fråga:

“Vad behöver jag göra för mina kunder den här veckan?”

Då läser agenten igenom alla statusfiler, samlar ihop alla nästa steg med deadlines och ger mig en lista. Det är ungefär den genomgången jag annars skulle göra manuellt på en måndag morgon men aldrig hinner med.

Jag kan också fråga bakåt. “Vad har jag pratat om med Lundins de senaste 30 dagarna?” Agenten söker igenom mötessammanfattningar och kommunikationsfiler och plockar upp träffarna med datum.

Varför det funkar bättre än ett verktyg

Ett CRM-verktyg kräver att du fyller i rätt fält i rätt formulär. Annars är datan värdelös.

Textfiler kräver ingenting. Du kan skriva en mötesanteckning hur du vill. Agenten läser den ändå. Det gör att jag faktiskt dokumenterar saker, för det kostar ingenting i friktion.

Det är det paradoxala: systemet som inte kräver något av dig genererar bättre data än verktyget som kräver en hel del.

Vad det kostar att sätta upp

Tid. Ungefär en eftermiddag för att skapa mappstruktur, skriva en statusmall och konfigurera agenten med instruktioner om vad den ska leta efter och hur den ska svara.

Sedan ingenting. Inga månadsavgifter, inga seat-licenser, inga integrationer som slutar fungera vid nästa uppdatering.

Filerna ligger på din dator. Agenten läser dem lokalt. Det finns ingenting att betala.

Vanliga frågor

Behöver man kunna programmera?

Nej. Agentinstruktionerna är ren text. Du berättar vad den ska leta efter och hur den ska svara, precis som du skulle instruera en ny assistent.

Fungerar det om man har många kunder?

Det jag kör hanterar 7 kunder. Strukturen skulle fungera lika bra för 20 eller 50. Filerna blir fler men agenten söker lika snabbt.

Kan man dela det med ett team?

Om filerna ligger i en delad mapp, ja. Det kräver lite mer tanke kring vem som skriver vad och hur filer namnges, men grundprincipen funkar.

Vad händer med historiken när man byter dator?

Ingenting. Det är bara filer. Du kopierar mappen.